Surat Menyurat

Secara umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan.

Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha. Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi.

Surat-menyurat adalah kegiatan penanganan surat masuk dan keluar yang meliputi penerimaan, penggolongan, pengarahan, pencatatan, pendistribusian dan pengiriman surat keluar.

Fungsi dan jenis surat

Kelebihan lain dari surat adalah karena fungsinya sebagai berikut :

1. Wakil pribadi, kelompok, atau suatu organisasi untuk berhadapan dengan pribadi, kelompok atau organisasi lain.
2. Dasar atau pedoman untuk bekerja, misalnya surat keputusan dan surat tugas.
3. Buku tertulis yang otentik hitam di atas putih yang memiliki kekuatan hukum atau yuridis, misalnya surat jual beli surat wakaf, atau pembagian warisan.
4. Alat pengingat atau arsip jika sewaktu- waktu diperlukan serta
5. Dokumen historis yang memiliki nilai kesejarahan, misalnya untuk menelusuri peristiwa penting masa lalu.

Jenis-jenis

1. Surat pribadi, yaitu surat yang dikirimkan seseoarang kepada orang lain atau suatu organisasi/instansi. kalau surat ini ditujukan kapada seseorang separti kawan atau keluarga, maka format dan bahasa surat relatif lebih bebas. akan tetapi, bila surat itu ditujukan kepada pejabat atau organisasi/instansi seperti surat lamaran pekerjaan, ajuan kenaikan golongan, atau pengaduan, maka bentuk dan bahasa surat yang digunakan harus resmi.
2. Surat dinas pemerintah, yaitu surat resmi yang digunakan instansi pemerintah untuk kepentingan adminiustrasi pemerintahan.
3. Surat niaga, yaitu surat resmi yang dipergunakan oleh perusahaan atau badan usaha.

Syarat – Syarat Surat yang baik 

Jelas

Jelas di sini memiliki arti : tulisan gampang di baca serta gampang untuk dipahami, baik dari jati diri si pengirim surat, nama serta alamat yang dituju, dan dari isi surat itu sendiri.

Benar 

Benar di sini memiliki arti : isi dari surat itu memanglah benar maksud serta tujuannya (tidak untuk iseng), dan memakai kosa kata yang baku.

Sopan 

Sopan di sini memiliki arti : memakai bahasa yang tidak cuma baku namun juga mempunyai sopan santun.

Singkat/tidak terlalu bertele-tele 

Singkat di sini bukanlah memiliki arti penulisan katanya yang harus disingkat-singkat, namun memakai bahasa yang efisien hingga surat tidak terlalu panjang lebar.

Lengkap 

Lengkap di sini memiliki arti : Maksud serta tujuan udah terwakilkan atau tertuang semua dalam surat.

Menarik 

Menari di sini bukan berarti mesti memakai kosa kata seperti pada iklan-ikan yang kerap kita temui. Namun, kertas serta sampul surat mesti serasi, rapi dan bersih hingga enak dipandang serta di baca.

Contoh Surat Menyurat: